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宋屿洲在下午两点十七分把渠道报价单发进了蝉鸣合作群。
三点零四分,消息弹了出来。苏禾先在内部群@了她:「林总,宋屿洲刚发出去的报价单是旧版本,蝉鸣Q2的阶梯价还没改。」
林听晚点开文件,版本号是V2.3,而陈砚秋上周五签字确认的终稿是V2.5。两个版本之间差了三个阶梯的单价,最低档差了将近百分之八。
她没有在群里回复,先打开了审批记录。
宋屿洲是三月入职的实习生,商务组,带教人是乔安。审批流程是:宋屿洲起草→乔安审核→梁舒确认→发送。审批记录显示乔安下午一点四十六分点了「通过」,但系统里她审核时看到的附件版本是V2.5。
也就是说,乔安审的是一版,宋屿洲发出去的是另一版。
时间点截图存好,蝉鸣合作群的消息记录打开。宋屿洲十四点十七分发送,蝉鸣商务助理陈薇十四点三十一分回了「收到」。到目前为止蝉鸣没有提出异议。
但旧报价单的最低档单价是108元,新报价单是117元。蝉鸣如果按旧价格执行第一单,野月要亏掉每件九块钱的差价。
「先撤回。」林听晚在内部群发了这三个字。
苏禾秒回:「已经撤了,宋屿洲自己发现的,给我打了电话。」
「他自己发现的?」
「对,发完之后重新核对文件名,发现版本号不对,主动来跟我说的。」
靠在椅背上,手指点了两下桌面。主动发现、主动报告,跟她在盛和见过的那些出了错先藏着掖着的实习生不是一个路子。但主动报告不等于没有后果。
三点半,乔安推门进来,脸色不太好。
「我审的时候文件确实是V2.5,系统日志能查到。」她把笔记本电脑转过来给林听晚看审批界面的截图,「我不知道他发出去之前换了文件。」
「他为什么换了?」
「他说V2.5的文件名太长,重命名了一个简短版本发到群里。重命名的时候不小心拖错了文件夹,选了V2.3。」
林听晚看着屏幕上的审批记录没有马上接话。
「这个流程里有一个断点,」她说,「你审核的是系统里的文件,他发送的是本地文件。审批通过之后,发送动作没有二次校验。」
乔安的表情松了一下,像是原本准备好了挨批,结果话题拐到了流程上。
「那现在怎么办?蝉鸣那边如果按旧价格下了单——」
「陈薇说『收到』不等于确认执行,」林听晚打断她,「你跟蝉鸣对接,以版本更新为由重新发送V2.5,附邮件说明版本更正。措辞不提错误,就说『因内部版本管理优化,此前发送版本作废』。」
「好,我现在就发。」
「等一下。宋屿洲呢?」
「在工位上,我让他先别动。」
「让他别动是什么意思?」
「就是……先别在群里说话,等你这边定了再处理。」
林听晚看了她一眼:「他做错了事,但第一时间报告了。你现在让他别动,他坐那儿四十分钟了?」
乔安没说话。
「让他来会议室。」林听晚站起来,「你也是。」
三点四十五分,会议室里坐了四个人。林听晚、乔安、宋屿洲、苏禾。
宋屿洲二十二岁,短头发,进来的时候手里攥着一支笔,指关节发白。他没有主动开口,但也没有低头,眼睛看着桌上摊开的审批记录。
林听晚把文件推到桌子中间。
「先说事实。你发出去的是V2.3,审批通过的是V2.5。你什么时候发现的?」
「发完之后大概……十二分钟。」宋屿洲的声音有点干,「重新检查文件名的时候发现不对,马上跟苏禾姐说了。」
「你重命名的时候为什么选了V2.3?」
「我电脑里有两个文件夹,『报价单-工作』和『报价单-归档』。V2.3在归档里,V2.5在工作里。我拖文件重命名的时候选错了文件夹。」
林听晚没有评价这个解释,转头看乔安:「你的审批是通过系统提交的附件,宋屿洲发送的是本地文件。这中间有没有二次确认环节?」
「没有。审完系统附件,发送的时候从系统下载或者直接用本地文件发。一般大家都是用本地文件,系统那份就是留底。」
「所以审批人审的和实际发出的可以不是同一份文件。」
乔安的表情僵了一下:「理论上是的。但之前没出过问题——」
「之前没出过问题不等于流程没有漏洞。」林听晚把审批记录翻到第二页,「宋屿洲的审批提交时间是一点四十六分,但文件最后修改时间是一点五十二分。审批通过之后他才改的文件。」